Ogólne warunki świadczenia usług przez Biuro Tłumaczeń OPI

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Biuro Tłumaczeń OPI przyjmując do wykonania zlecenie na tłumaczenie pisemne, tłumaczenie ustne lub świadczenie innych pokrewnych usług podejmuje się je wykonać zgodnie z podanymi niżej warunkami.
2. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem,bądź ewentualną umową pisemną, mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).
3. Biuro Tłumaczeń OPI nie przyjmuje odpowiedzialności wykraczającej poza zobowiązania wynikające z niniejszego dokumentu, ewentualnych umów pisemnych i kodeksu cywilnego, z wyłączeniem odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady.

§ 2 Składanie i przyjmowanie zleceń

1. Warunkiem przyjęcia tłumaczenia do realizacji jest złożenie przez Zleceniodawcę wypełnionego formularza zlecenia na wykonanie tłumaczenia. Zleceniodawca może przesłać zlecenie pocztą, e-mailem lub faksem.
2. Biuro Tłumaczeń OPI nie jest zobowiązane do rozpoczęcia prac nad tłumaczeniem, jeśli nie otrzymało od Zleceniodawcy prawidłowo wypełnionego formularza zlecenia. Wyjątkiem są tłumaczenia dla Zleceniodawców, którzy podpisali z OPI umowę o stałej współpracy – na mocy tej umowy każdorazowe przesłanie tekstu do tłumaczenia jest równoznaczne ze złożeniem zlecenia, bez konieczności wypełniania odpowiedniego formularza, pod warunkiem przekazania przez Zleceniodawcę wszystkich informacji koniecznych do wykonania tłumaczenia.
3. Biuro Tłumaczeń OPI może podjąć się wykonania usług na innych zasadach niż to jest określone w niniejszym Regulaminie. Odrębne zasady ustalane są w drodze indywidualnych uzgodnień ze Zleceniodawcą w formie umowy.
4. W odpowiedzi na złożone zamówienia Biuro Tłumaczeń OPI przesyła potwierdzenie przyjęcia zlecenia stanowiące zobowiązanie do wykonania go na warunkach podanych w zamówieniu. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn Biuro Tłumaczeń OPI nie może zaakceptować warunków zawartych w Zamówieniu, wówczas niezwłocznie informuje o tym Zleceniodawcę.
5. Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zlecenia bez podania przyczyny.

§ 3 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych

1. Zleceniodawca przekazuje tekst do tłumaczenia w postaci pliku komputerowego lub wydruku. Jeśli tekst przekazany przez Zleceniodawcę jest trudnym do odczytania rękopisem, Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie prawo – po wcześniejszym ustaleniu tego ze Zleceniodawcą – do podwyższenia ceny tłumaczenia.
2. Biuro Tłumaczeń OPI przekazuje Zleceniodawcy tekst tłumaczenia zapisany w pliku pakietu MS Office lub – na życzenie Zleceniodawcy – w innym formacie. W razie konieczności zapisania tłumaczenia w innym programie Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie prawo do podwyższenia ceny usługi w zależności od czasochłonności pracy w danym programie – po wcześniejszym ustaleniu tego ze Zleceniodawcą. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych tłumaczenie jest przekazywane na wydruku.
3. Wykonane tłumaczenie uwierzytelnione Zleceniodawca odbiera osobiście w siedzibie Biura Tłumaczeń OPI. Na życzenie Zleceniodawcy Biuro Tłumaczeń OPI może dostarczć wykonane tłumaczenie do siedziby Zleceniodawcy lub przesłać je pocztą lub pocztą kurierską.W przypadku dostarczenia tłumaczenia do siedziby Zleceniodawcy lub przesyłania go pocztą kurierską, koszty przesyłki ponosi Zleceniodawca, chyba że zostało ustalone inaczej. Tłumaczenie nieuwierzytelnione Biuro Tłumaczeń OPI może przesłać Zleceniodawcy pocztą elektroniczną lub faksem – w zależności od życzenia Zleceniodawcy.
4. Podstawą rozliczania objętości tłumaczenia pisemnego nieuwierzytelnionego jest liczba stron standardowych w dostarczonym do tłumaczenia tekście, pod warunkiem ze dokument został dostarczony w postaci elektronicznej, w formacie tekstowym (na przykład MS Word). W pozostałych przypadkach (np. faks, skany dokumentów, pismo odręczne itp.) podstawą rozliczenia objętości tłumaczenia pisemnego jest liczba stron standardowych w przetłumaczonym tekście. W przypadku tłumaczenia nieuwierzytelnionego jedna strona standardowa liczy 1800 znaków ze spacjami. W przypadku tłumaczenia uwierzytelnionego – 1125 znaków ze spacjami.
5. W przypadku tłumaczeń nieuwierzytelnionych objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do 0,5 strony rozliczeniowej, obliczonej zgodnie z § 3 ust. 4 regulaminu, a w przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych – do 1 strony standardowej obliczonej zgodnie z § 3 ust. 4 regulaminu. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych opłata jest naliczana za każdą rozpoczętą stronę.
6. Obliczanie liczby stron tłumaczenia:
   • MS Word: za pomocą funkcji „Statystyka wyrazów”;
   • MS Excel i PowerPoint: zawartość jest przenoszona i liczona w MS Word;
   • inne formaty: według indywidualnych ustaleń;
   • tłumaczenia przysięgłe: według zasad określonych w odpowiednim rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
7. Po otrzymaniu tekstu do tłumaczenia Biuro Tłumaczeń OPI dokonuje wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia i na tej podstawie ustala wraz ze Zleceniodawcą tryb wykonania tłumaczenia. Wyróżnia się następujące tryby:
   • tryb zwykły – przekład do 6 stron standardowych w ciągu doby;
   • tryb ekspresowy – przekład od 6,5 do 11 stron w ciągu doby;
   • tryb superekspresowy – przekład powyżej 11 stron w ciągu doby oraz każde tłumaczenie wykonane w tym samym dniu, w którym zostało zlecone.
8. Przy ustalaniu trybu i terminu wykonania tłumaczenia nie bierze się pod uwagę sobót, niedziel i innych dni ustawowo wolnych od pracy.
9. Jeśli Zleceniodawca nie określił w pisemnym zleceniu tłumaczenia dokładnej godziny, na którą tłumaczenie ma zostać do niego dostarczone, tłumaczenie zostanie dostarczone do Zleceniodawcy do godziny 17.30 w dniu realizacji tłumaczenia, określonym przez Zleceniodawcę w pisemnym zleceniu wykonania usługi.
10. Termin realizacji zlecenia przyjętego po godzinie 15 jest liczony od godziny 9.30 następnego dnia roboczego.
11. W przypadku tłumaczeń wykonywanych w trybie ekspresowym lub superekspresowym Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie prawo do podzielenia tekstu między dwóch lub więcej tłumaczy, co może pociągać za sobą rozbieżności w terminologii.
12. W przypadku tekstów zawierających rysunki, schematy, wykresy itp., których Klient nie przekazał w wersji elektronicznej, umożliwiającej edycję za pomocą pakietu MS Office, Biuro Tłumaczeń OPI nie ma obowiązku odtwarzania tych elementów w tekście tłumaczenia.
13. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku, w jednym egzemplarzu. Na życzenie Zleceniodawcy Biuro Tłumaczeń OPI może wykonać więcej egzemplarzy tłumaczenia uwierzytelnionego za dodatkową opłatą. Jeśli Zleceniodawca zamówi dodatkową kopię tłumaczenia uwierzytelnionego po upływie siedmiu dni od dnia wykonania tłumaczenia, Biuro Tłumaczeń OPI ma prawo potraktować taki dodatkowy egzemplarz jako odpis tłumaczenia (cena wynosi wtedy 50% ceny tłumaczenia).
14. Tekst do tłumaczenia uwierzytelnionego powinien zostać dostarczony tłumaczowi w oryginale, o ile Zleceniodawca go posiada. W przeciwnym razie tłumacz umieszcza w tłumaczeniu adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie kopii.
15. Zleceniodawcy korzystający z usług Biura Tłumaczeń OPI zobowiązują się przez 12 miesięcy od daty ostatniego zlecenia nie kontaktować się bez pośrednictwa Biura Tłumaczeń OPI z tłumaczami OPI, pracującymi dla Klienta.
16. Wszystkie tłumaczenia nieprzysięgłe są archiwizowane przez Biuro Tłumaczeń OPI i przechowywane przez okres 12 miesięcy.

§ 4 Zasady wykonywania tłumaczeń ustnych

1. W przypadku tłumaczeń konsekutywnych jednostką rozliczeniową jest godzina. Minimalna stawka za tłumaczenie konsekutywne w jednym dniu jest równa stawce za 3 godziny. Każda rozpoczęta godzina tłumaczenia jest liczona jako cała.
2. Jeśli czas trwania tłumaczenia w jednym dniu przekracza osiem godzin, za dodatkowe godziny pracy tłumacza do podstawowej stawki godzinowej dolicza się 50%. Stawka jest wyższa o 50% również w przypadku tłumaczeń wykonywanych w tym samym dniu, w którym zostały zlecone, a także w przypadku tłumaczeń wykonywanych w godzinach nocnych (po godz. 20.00) oraz w soboty, niedziele i inne dni ustawowo wolne od pracy.
3. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny, na którą został umówiony i zgłosił się w miejscu wykonywania tłumaczenia, do czasu zwolnienia go przez Zleceniodawcę z wykonywania obowiązków.
4. Wprzypadku tłumaczeń ustnych wykonywanych poza miejscem zamieszkania tłumacza. Zleceniodawca jest zobowiązany pokryć oprócz kosztów tłumaczenia koszty dodatkowe, tj. koszt dojazdu tłumacza, koszt zakwaterowania oraz koszt dyspozycyjności tłumacza (pod tym ostatnim pojęciem rozumie się czas poświęcony przez tłumacza na dojazd; stawka godzinowa wynosi w tym przypadku 50% stawki za tłumaczenie). Jeśli czas tłumaczenia przekracza dwa dni i w każdym z tych dni tłumacz ma zagwarantowane osiem godzin pracy, Zleceniodawca nie ponosi kosztów dyspozycyjności tłumacza, o ile czas dojazdu tłumacza na miejsce tłumaczenia i z powrotem nie jest dłuższy niż osiem godzin.
5. Składając zlecenie na wykonanie tłumaczenia ustnego, Klient informuje Biuro Tłumaczeń OPI o tematyce i charakterze tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń o specjalistycznej tematyce Zleceniodawca przekazuje materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia.
6. Zleceniodawcy korzystający z usług Biura Tłumaczeń OPI zobowiązują się przez 12 miesięcy od daty ostatniego zlecenia nie kontaktować się bez pośrednictwa Biura Tłumaczeń OPI z tłumaczami ustnymi OPI, pracującymi dla Klienta.

§ 5 Odwoływanie zleceń

1. W przypadku tłumaczeń pisemnych Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w dowolnym momencie. Zleceniodawca zobowiązany jest jednak zapłacić za część tłumaczenia, którą tłumacz zdążył wykonać do chwili odwołania zlecenia zgodnie ze stawką ustaloną dla trybu tłumaczenie. Odwołanie zlecenia przesłane do Biura Tłumaczeń OPI po godzinach pracy biura jest uwzględniane z datą najbliższego kolejnego dnia roboczego.
2. W przypadku tłumaczeń ustnych Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie bez konsekwencji:
3. na dwa dni robocze przed terminem wykonania usługi w kraju, jeżeli czas jej trwania nie przekraczał jednego dnia,
4. na trzy dni robocze przed terminem wykonania usługi w kraju, jeżeli czas jej trwania planowany był od dwóch do siedmiu dni,
5. na siedem dni roboczych przed terminem wykonania usługi za granicą, jeżeli czas jej trwania planowany był na jeden dzień, lub usługi w kraju, jeżeli czas jej trwania planowany był na więcej niż siedem dni,
6. na czternaście dni roboczych przed terminem wykonania usługi za granicą, jeżeli czas jej trwania planowany był na dwa dni i więcej.
7. W przypadku odwołania Zlecenia w terminie krótszym niż przewidziany w § 5 punkt 2, Zamawiający zapłaci karę umowną w wysokości 30% jego ceny. W przypadku odwołania Zlecenia w dniu jego realizacji, Zamawiający zapłaci karę umowną w wysokości 100% jego ceny.
8. Odwołanie zlecenia powinno nastąpić w formie pisemnej.
9. Tłumacz ma prawo odmówić wykonania tłumaczenia w przypadku niesprawnej aparatury dostarczonej przez Klienta.

§ 6 Poufność

1. Z wyjątkiem materiałów powszechnie dostępnych (publikacje prasowe i internetowe, ogólnie dostępne akty prawne itp.), wszystkie dokumenty i materiały pomocnicze powierzane przez Zleceniodawcę oraz treść spotkań tłumaczonych przez tłumaczy ustnych są traktowane jako poufne i nie są w żaden sposób udostępniane osobom trzecim.
2. Na życzenie Klienta Biuro Tłumaczeń OPI może dostarczyć odrębny dokument stanowiący zobowiązanie do zachowania poufności.
3. Biuro Tłumaczeń OPI udostępni informacje poufne wyłącznie swoim pracownikom i podwykonawcom w celu realizacji zamówienia.

§ 7 Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność materialna za wszelkie ewentualne szkody związane z dostarczeniem wadliwego tłumaczenia przez Biuro Tłumaczeń OPI jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego za wykonanie tego tłumaczenia.
2. Biuro Tłumaczeń OPI nie odpowiada za opóźnienia i usterki wynikłe z przyczyn, na które Biuro Tłumaczeń OPI nie ma wpływu, takie jak działania siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.
3. Odpowiedzialność odszkodowawcza nie obejmuje błędów w tłumaczeniach wykonywanych w trybie superekspresowym. Zleceniodawca zamawiający tłumaczenie w trybie superekspresowym przyjmuje ryzyko wystąpienia błędów w tłumaczeniu. Biuro Tłumaczeń OPI jest jednak zobowiązane do niezwłocznego usunięcia ewentualnych wad tłumaczenia.
4. W przypadku tekstów przeznaczonych do publikacji zakłada się, że Zleceniodawca dokona redakcji i korekty tekstu we własnym zakresie, o ile nie zlecił tej usługi OPI.
5. Biuro Tłumaczeń OPI nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście oryginału.

§ 8 Reklamacje

1. Zleceniodawca ma prawo zgłosić reklamację wykonanej usługi do siedmiu dni po jej wykonaniu. Reklamacja musi być zgłoszona w formie pisemnej i należycie uzasadniona.
2. W przypadku uznania reklamacji za słuszną Biuro Tłumaczeń OPI wykonuje nieodpłatnie weryfikację tłumaczenia lub – w porozumieniu ze Zleceniodawcą – udziela jemu rabatu w wysokości odpowiadającej skali popełnionych błędów.
3. Reklamacje tłumaczeń wykonywanych w trybie superekspresowym nie są uwzględniane.

§ 9 Zasady dokonywania płatności

1. Płatność za wykonane tłumaczenie jest dokonywana na podstawie faktury wystawionej przez Biuro Tłumaczeń OPI. Zleceniodawca uiszcza należność przelewem na numer rachunku podany na fakturze. Termin płatności jest określony na fakturze VAT przesłanej Zleceniodawcy.
2. Wykonane tłumaczenie pozostaje własnością Biura Tłumaczeń OPI do chwili uregulowania należności przez Zleceniodawcę. Wraz z dokonaniem płatności Zleceniodawca uzyskuje majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia.
3. W przypadku przekroczenia terminu płatności Biuro Tłumaczeń ma prawo do naliczenia odsetek umownych w wysokości 0,5% za każdy dzień zwłoki.
4. Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie prawo do pobrania zaliczki przed rozpoczęciem tłumaczenia.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Informacje zamieszczone na stronie internetowej Biura Tłumaczeń OPI nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Wszelkie spory między stronami co do wystąpienia wad w wykonanych przez Biuro Tłumaczeń OPI usługach świadczonych na podstawie Regulaminu będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Biura Tłumaczeń OPI.
3. Biuro Tłumaczeń OPI zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu. Złożenie zamówienia po otrzymaniu informacji o zmianach będzie traktowane jako akceptacja nowego regulaminu.
4. Regulamin Biura Tłumaczeń OPI obowiązuje od 1 stycznia 2011 roku.